No meio de uma revolução digital, os processos estão migrando cada vez mais para um formato simplificado. A digitalização da área de Recursos Humanos é uma realidade e nela a assinatura eletrônica já é amplamente utilizada.
Rodrigo Ferreira (*)
Um longo caminho foi percorrido até que as empresas finalmente entendessem que a principal estratégia para a obtenção de sucesso é investir em pessoas. Apesar de estarmos sempre em busca de automatizações e análise de dados, são as pessoas que acabam fazendo a diferença em um negócio, através de sua interpretação de dados e insights voltados para a ação.
Com isso, o RH se tornou protagonista deste movimento, e para que seja cada vez mais estratégico seus times precisam simplificar cada vez mais suas operações, para isso estão se aliando à tecnologia, e assim digitalizando grande parte dos seus processos.
Com uma grande demanda de processos legais, o RH se vê em meio a muitos processos baseados na assinatura de documentos, gerando grande demanda de gestão de documentos físicos e alta complexidade e tempo de espera para a finalização dos processos. É neste momento que a assinatura eletrônica pode ajudar.
A assinatura eletrônica é um termo amplo, que abrange todas as formas de subscrição que utilizam meios tecnológicos para sua efetivação, contemplando inclusive a assinatura digital. Sendo breve, a assinatura eletrônica é uma maneira de autenticar documentos, sem a necessidade de utilizar a assinatura manual em papel.
A assinatura digital é uma assinatura eletrônica que é assegurada por um certificado digital. Existem diversos tipos de certificados digitais e estes são emitidos e controlados pelo ICP Brasil. Apesar da variedade, todos os tipos garantem as premissas básicas para a validação de um documento, sendo elas:
- Integridade – Garantia de que o documento não sofreu alteração após a sua assinatura. Essa premissa é cumprida através do registro da data e horário da assinatura e das modificações realizadas no documento. Caso o documento sofra alguma alteração após o momento da assinatura, esta deixa de ter validade.
- Autenticidade – Garantia de que a pessoa que está assinando o documento é realmente quem alega ser. Essa premissa é cumprida através do certificado digital e também por meio de autenticação, como acesso com login e senha em ambiente seguro e registro do IP do equipamento utilizado no momento da assinatura;
- Não repúdio – Garantia de que quem assinou o documento não possa negar sua validade. Ao assinar um documento (de forma eletrônica ou não), automaticamente cumprimos com esta premissa.
Mas a assinatura eletrônica possui validade jurídica?
Sim. A assinatura eletrônica já é amplamente utilizada, inclusive em órgãos públicos. Legalmente, a assinatura eletrônica é respaldada pela Medida Provisória 2.200/2001-2. Inclusive, o Parágrafo 2 do Artigo 10 da Medida deixa clara a possibilidade da utilização deste recurso:
“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
A Medida Provisória em questão foi publicada em um momento em que não era necessário uma MP ser convertida em lei para ter validade após 120 dias, o que faz com que esta seja válida até o presente momento.
Mas e os benefícios trabalhistas? O funcionário conseguirá obtê-los sem dificuldades?
Essa é uma das perguntas mais comuns entre os times de Recursos Humanos. Com a assinatura eletrônica, o funcionário consegue dar entrada e sacar benefícios como o FGTS ou seguro-desemprego?
No meio de uma revolução digital, os processos estão migrando cada vez mais para um formato simplificado. O próprio Governo do Estado e a Caixa Econômica Federal já possibilitam o saque de tais benefícios de forma eletrônica através de aplicativos.
Mas, se mesmo assim ainda houver dúvidas, pode-se tranquilizar. Muitos locais já utilizam este modelo de assinatura e seus ex-funcionários não tiveram dificuldades para obterem seus benefícios.
A digitalização dos processos de RH é uma realidade e a assinatura eletrônica é apenas uma parte deste todo. E o seu time? Como enxerga essas mudanças e como vocês estão adaptando seus processos para essa realidade?
A HRTech Medei cuida do pós-desligamento utilizando workflow exclusivo, com gravação do ato homologatório por meio de videoconferência. Conta com profissionais especializados e aptos a resolver todas as dúvidas dos ex-funcionários, além de oferecer um atendimento humanizado, entendendo o momento de cada desligamento.
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(*) Especialista de Sucesso do Cliente na Medei, uma HRTech.