Com a digitalização e a automação, é possível criar trilhas de auditoria para acompanhar todas as alterações e acessos aos alvarás e licenças, garantindo a rastreabilidade e controle de informações sensíveis
Pedro Roso (*)
O cumprimento das regulamentações está no topo da lista das principais preocupações de empresas que observam as normas de compliance e as legislações vigentes. A gestão e o controle das diretrizes são essenciais para que as companhias acompanhem as mudanças regulatórias, evitem danos à reputação, multas vultosas aplicadas por órgãos de fiscalização e não sofram com a pressão dos acionistas e stakeholders pelo descumprimento dessas normas. Com a pauta Environmental, Social and Governance (ESG) ganhando mais espaço nos conselhos e na sociedade civil, a tecnologia passa a ser uma aliada nesse processo.
Soluções voltadas para a gestão de documentos ajudam as empresas a organizar e manter suas licenças e alvarás em conformidade com as regulamentações. Essas ferramentas podem automatizar processos, facilitar a busca e recuperação de documentos e garantir a segurança das informações. Neste sentido, ter um dashboard com atualização em tempo real auxilia gestores e analistas a identificar rapidamente onde estão os gargalos da sua operação.
Uma das principais vantagens da utilização da tecnologia na gestão de documentos críticos é a redução de erros humanos e a automatização de processos. Com a Inteligência Artificial, é possível identificar e classificar automaticamente documentos, facilitando a busca e organização dos mesmos. Além disso, a tecnologia pode auxiliar na identificação de documentos desatualizados ou em não conformidade com as regulamentações vigentes, permitindo ações corretivas de forma rápida e eficiente.
Cases práticos de uso
Um case prático é o uso de software na gestão e licenciamento de empresas no segmento de mobilidade urbana. Por meio de um painel de controle que tem as informações dos principais documentos da companhia, é possível ter uma maior visibilidade de prazos e demandas que precisam ser atendidas, respeitando o processo regulatório exigido por órgãos fiscalizadores ou auditoria.
Uma empresa do segmento de saúde, por exemplo, também pode utilizar uma solução deste tipo para facilitar a busca e o controle de alvarás e licenças durante as vistorias de órgãos de fiscalização, disponibilizando toda a documentação necessária na palma da mão, de forma unificada.
Além de potencializar a eficiência da gestão documental, a tecnologia também contribui para a transparência do processo. Com a digitalização e a automação, é possível criar trilhas de auditoria para acompanhar todas as alterações e acessos aos alvarás e licenças, garantindo a rastreabilidade e controle de informações sensíveis.
Conhecemos bem as dificuldades enfrentadas pelos nossos clientes, assim como os desafios decorrentes da constante evolução das leis e regulamentos. Nesse sentido, é crucial que as empresas estejam sempre preparadas para ajustar suas práticas e políticas, garantindo a conformidade de suas operações. Ao optar por uma abordagem estruturada, implementando soluções tecnológicas adequadas, é possível garantir uma conformidade contínua capaz de impulsionar o sucesso a longo prazo.
(*) CEO e Co-founder da legaltelch Docket