João Adelino Moraes de Almeida Prado, sócio do escritório Almeida Prado & Hoffmann Advogados Associados
Assinaturas digitais, CRM, Inteligência Artificial e softwares jurídicos são as ferramentas do escritório para facilitar o dia a dia de seus profissionais
Maria Lúcia D’Urso
Melhorar o atendimento ao cliente com mais celeridade, sem impactar na qualidade, é o papel da tecnologia no mundo jurídico. Cada vez mais escritórios fazem uso das assinaturas digitais nos contratos e da Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), capaz de automatizar as funções de contato com o cliente.
Softwares jurídicos e Inteligência Artificial são outras ferramentas indispensáveis atualmente na área operacional do setor. Graças a esses recursos, o escritório Almeida Prado & Hoffmann Advogados Associados – fundado em 2006 e especializado em Direito Empresarial – pode administrar os andamentos de processos no Brasil inteiro e, ainda, controlar as áreas administrativa e financeira.
Em entrevista exclusiva para o site Law Innovation, o sócio do escritório, João Adelino Moraes de Almeida Prado, relata as vantagens do uso nas novas tecnologias. Por intermédio delas, a empresa de advocacia passou a atender os clientes de forma mais rápida e eficaz. Com as novas ferramentas, a área contenciosa do escritório, por exemplo, conseguiu controlar melhor os prazos e andamentos dos processos.
Nesta entrevista, Almeida Prado explica como o seu escritório vem atuando com a LGPD internamente e auxiliando os clientes no trato desta matéria. “Exercemos o papel de Encarregado de Dados em algumas empresas. Além disso, auxiliamos os clientes em toda a adequação à Lei e oferecemos serviços específicos, como elaboração de contratos e políticas de implementação, além de revisão de documentos de que os clientes precisam de forma específica e rápida”, argumenta o executivo.
Law Innovation – Qual é atualmente o papel da tecnologia no dia a dia do escritório?
Almeida Prado – A tecnologia tem auxiliado muito no dia a dia do escritório, por permitir o trabalho e assistência remota ao cliente. Isso é possível com o uso de aplicativos para reunião que evitam, algumas vezes, o deslocamento e possibilitam um atendimento mais célere. No mesmo sentido, programas como o que usamos no escritório garantem o acompanhamento de processos e também o contato com cartórios que oferecem o “balcão virtual”. A tecnologia traz, ainda, vantagens para a área de contratos, por admitir cada vez mais o uso de assinaturas digitais em contratos e demais documentos. Enfim, a tecnologia no âmbito jurídico veio para melhorar o atendimento ao cliente com mais celeridade sem impactar na qualidade.
Law Innovation – A pandemia impulsionou a digitalização dos processos e a consequente transformação digital do escritório?
Almeida Prado – Certamente. No início da pandemia, diversos processos físicos ficaram sem andamento pelo fato de os fóruns estarem fechados por medida de segurança. Essa realidade evidenciou a necessidade de digitalizar os processos para atender à nova realidade. Até mesmo o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo passará a adotar o trabalho remoto[1] e a digitalização facilitará o trabalho de todos.
Law Innovation – Quais as mais recentes tecnologias e ferramentas implantadas no escritório (por favor, cite o nome dos recursos e dos fornecedores)? Para quais atividades ou áreas elas se destinam?
Almeida Prado – O escritório tem usado ferramentas de assinaturas digitais e CRM em seu dia a dia, além de recursos voltados para atender à Lei Geral de Proteção de Dados, tanto no âmbito interno do escritório quanto em casos de implementação. Já na área operacional, temos o uso de Inteligência Artificial e softwares jurídicos como o Legal One, que ajudam tanto na parte jurídica, administrando os andamentos de diversos processos no Brasil inteiro, quanto na parte financeira e administrativa.
Law Innovation – Quais os ganhos que essas tecnologias trouxeram à sua empresa? Houve aumento de produtividade, minimização de erros e agilidade?
Almeida Prado – O uso dessas tecnologias só trouxe vantagens para o escritório, que passou a atender seus clientes de forma mais rápida e eficaz. A área consultiva ganhou qualidade no tempo atendido, pois a intermediação e eventuais conferências de documentos e assinaturas ficaram mais ágeis. Já a área contenciosa teve aumento no controle de prazos e andamentos, passando a acompanhá-los conforme são atualizados nos sites dos Tribunais, independentemente de publicações.
Law Innovation – Os projetos de automação são desenvolvidos internamente ou vocês contam com a ajuda de terceiros, como consultorias do setor, para tocá-los e implementá-los?
Almeida Prado – Temos o auxílio de consultoria especializada na área de automação para atender todo o fluxo de trabalho das equipes do escritório, conforme a necessidade da área.
Law Innovation – Quem são os responsáveis pela escolha dos novos recursos tecnológicos e dos fornecedores de ferramentas jurídicas? É a área de tecnologia do escritório? Quais as atribuições dessa área? Quantos integrantes ela possui?
Almeida Prado – A área de tecnologia do escritório analisa as melhores opções existentes no mercado juntamente com os sócios e conta com uma equipe de três pessoas para que possa atender todos os departamentos, seja jurídico, administrativo ou financeiro.
Law Innovation – O que mudou no dia a dia dos advogados do escritório com a automação das atividades administrativas e financeiras?
Almeida Prado – As atividades ficaram muito mais rápidas e confiáveis. As equipes conseguem fazer o trabalho de forma mais célere e eficaz, tornando as interações entre as equipes financeira, administrativa e jurídica mais fáceis e dinâmicas.
Law Innovation – Quais as providências tomadas pelo escritório para se adequar à LGPD?
Almeida Prado – O escritório reviu os contratos internos e com parceiros, bem como reformulou toda a parte de segurança da informação. Além disso, está realizando treinamentos com a equipe, para que todos estejam conscientes dessa nova realidade e possam reaplicá-la em relação aos clientes.
Law Innovation – Quais os serviços prestados pelo escritório para ajudar as empresas a estar em conformidade com a LGPD?
Almeida Prado – O escritório tem atuado como Encarregado de Dados em algumas empresas. Auxiliamos os clientes em toda a adequação à Lei e oferecemos serviços específicos, como elaboração de contratos e políticas de implementação, além de revisão de documentos de que os clientes precisam de forma específica e rápida.
Law Innovation – Conte-nos um pouco sobre sua carreira profissional.
Almeida Prado – Sou bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e sócio do escritório Almeida Prado & Hoffmann Advogados Associados. Além disso, sou Especialista em Direito Administrativo Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas.