A abolição do uso de papel hoje se tornou um requisito de negócio para a maioria das companhias, uma vez que otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligada ao processo de evolução digital
Marcelo Araújo (*)
Num mundo em que se discute cada vez mais a importância de adotar práticas na área de Environment, Social and Governance (ESG), a cultura paperless vem ganhando espaço dentro das organizações como uma estratégia de negócios. O termo, originário do inglês, quer dizer “sem papel”, indicando ser um movimento que prega uma gestão voltada para a economia de papel, especialmente no ambiente de trabalho.
Não é de hoje que observamos uma migração significativa do papel para o universo digital. Esse movimento, que começou há cerca de 10 anos, hoje se tornou um requisito de negócio para a maioria das companhias, uma vez que otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligado ao processo de evolução digital. Sendo assim, implementar tecnologias que busquem a cultura paperless não se trata de custo, mas de investimento que, diga-se de passagem, paga-se com muita rapidez.
No melhor cenário do conceito paperless, todo o uso de papel seria abolido. Entretanto, sabemos que no universo corporativo nem sempre essa meta é viável. Logo, o ideal é reduzir o seu consumo ao máximo. Para tanto, é fundamental aderir aos meios digitais, a fim de obter processos mais tecnológicos, menos burocráticos e, portanto, com menos papéis.
Mas engana-se quem pensa que só se trata de diminuir o uso de papel nas atividades cotidianas com a digitalização de documentos ou pelo armazenamento em arquivos digitais. Na verdade, a cultura paperless prega que todos os processos relacionados à troca de informações ocorram nos meios eletrônicos e virtuais – desde a comunicação até as questões burocráticas.
Para que uma empresa se torne paperless, sua cultura organizacional deve ser reestruturada, pois só assim as pessoas passam a usar cada vez menos o papel para fazer rascunhos, imprimem menos e, até mesmo, assinam documentos legais importantes digitalizados. Ou seja, é preciso que haja uma mudança no comportamento dos profissionais e uma adequação na infraestrutura da companhia.
Gestão mais eficiente
E vale a pena porque, sem dúvida, o conceito paperless é uma forma de gestão mais eficiente e econômica para qualquer negócio. Para se ter uma ideia, estima-se que de 1% a 3% das despesas de uma empresa são provenientes da utilização do papel (compra) e manutenção das impressões (tinta, impressora, energia). Trata-se de um número significativo, sobretudo porque esse é um gasto desnecessário para as empresas no mundo repleto de possibilidades tecnológicas em que vivemos hoje.
Um outro dado interessante: dados da Associação Brasileira de Empresas Usuárias e Fornecedoras de Tecnologias para Gerenciamento de Informação (ABEINFO) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos.
O estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas, e que a média diária de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos é de duas horas. Na minha visão, a tecnologia é um remédio para isso.
O aumento da segurança também é um ponto que contribui para que o movimento paperless seja uma estratégia crescente, já que arquivos de papel podem ser manuseados por qualquer indivíduo e são mais propícios ao vazamento de informações sigilosas, enquanto na gestão paperless os documentos ficam armazenados virtualmente. Portanto, estão protegidos por senhas, criptografia e anti-malwares, o que torna o acesso aos documentos digitais restrito.
Proteção do meio ambiente
Para finalizar, lembro que a cultura paperless está intimamente ligada à proteção ao meio ambiente. O processo de fabricação de papel requer a derrubada de diversas árvores, exige um grande consumo de água e, ainda, gera poluição atmosférica, por conta da emissão de compostos nocivos, como sulfeto de hidrogênio, cloro, óxido de nitrogênio e dióxido de enxofre.
De acordo com informações da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, a adoção da cadeia digital de documentação faz jus ao que muitas empresas atestam em suas missões e valores, também em seus projetos ESG divulgados aos quatro ventos.
Um dos maiores desafios no processo de implementação da cultura paperless é convencer os mais conservadores, que muitas vezes preferem manter a estrutura como está com receio de adotar tecnologias avançadas, como Big Data, Computação em Nuvem, IA e Machine Learning. Mas esta é uma tendência que já está se consolidando e, para aqueles que desejam se manter competitivos, não há como escapar.
(*) Diretor Comercial na Ebox Digital