Com o uso deste framework, empresas podem reduzir significativamente os riscos associados ao compartilhamento de dados com entidades externas, assegurando a privacidade e a segurança das informações de seus clientes e profissionais
André Cilurzo (*)
Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), muitas ações passaram a ser necessárias para que as empresas pudessem cumprir com essa nova regulamentação.
Dentro de um programa complexo para atender titulares de dados, demonstrar conformidade com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e assegurar um “sono tranquilo” de acionistas e executivos, as empresas adotaram práticas e realizaram investimentos substanciais para que a LGPD fosse cumprida dentro de seu ambiente de trabalho.
Entretanto, dada a necessidade de redução de custos e despesas, bem como a necessidade de priorização de atividades que gerassem receita para seus negócios, muitas companhias optaram pela terceirização de muitas tarefas (em alguns casos quarteirização), o que limitou o controle sobre o que é feito com os dados pessoais de seus titulares e colocou em xeque os esforços e os investimentos para atender à Lei.
Essa limitação de controle, por vezes, aumenta consideravelmente os riscos relacionados à LGPD, obrigando as organizações a monitorar e avaliar possíveis impactos, tais como vazamento ou tratamento indevido de dados pessoais por seus terceiros contratados. Também é necessário implementar mecanismos de proteção e mitigação de riscos decorrentes dessa nova regulação.
Um dos controles mais eficazes na gestão de riscos relacionados à LGPD é o Privacy by Design, um framework que permite que a privacidade seja implementada desde o início do desenvolvimento de produtos, serviços, sistemas, aplicações ou processos envolvendo terceiros.
Um Privacy by Design bem implementado pode assegurar que a finalidade, a adequação e a necessidade, que são os princípios estabelecidos no Artigo 6º da Lei, sejam cumpridas e reduzam o risco de tratamento indevido dos dados de uma pessoa, bem como minimizem impactos relacionados a vazamentos.
Colocar ações em prática
Para que esse controle seja bem implementado, é fundamental que a empresa coloque em prática as oito ações demonstradas abaixo.
- Levantamento de terceiros que coletem, tratem e armazenem dados pessoais em nome da empresa contratante;
- Avaliação de riscos de terceiros, entendendo possíveis ameaças à privacidade e à segurança dos dados, bem como fatores de compartilhamento, acesso a dados pessoais e controles de segurança existentes na empresa contratada;
- Processo de seleção e homologação de terceiros considerando que os riscos de privacidade e de segurança dos dados estejam mitigados por meio de certificações, normativas de segurança, controles e políticas de privacidade e processo de armazenamento de logs e trilhas de auditorias em sistemas que armazenam e transacionam dados pessoais;
- Cláusulas contratuais específicas de privacidade e segurança em contratos com terceiros, visando estabelecer requisitos de coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais mínimos necessários, bem como estabelecimento de responsabilidades das partes envolvidas e medidas a serem tomadas em caso de violação de dados;
- Acesso mínimo e limitado a dados dos terceiros, bem como um programa contínuo de redução de dados não essenciais para as finalidades existentes, sendo que apenas informações estritamente necessárias para realizar suas atividades serão tratadas no período de vigência do contrato. Além disso, após a vigência ou extinção do contrato, medidas de anonimização devem ser tomadas pelo terceiro em relação aos dados da contratante;
- Monitoramento contínuo e auditorias regulares para verificar se os terceiros estão cumprindo os requisitos contratuais e tratando exclusivamente o que é essencial e necessário para atingimento da finalidade contratada;
- Treinamento e conscientização para que os profissionais de terceiros que terão acesso aos dados pessoais da empresa entendam os riscos, as responsabilidades e os impactos relacionadas ao tratamento de dados;
- Revisão e avaliação contínua dos elementos de dados coletados sempre que houver alteração no processo de tratamento pelo terceiro contratado, objetivando sempre a coleta do mínimo necessário.
Ao adotar práticas de Privacy by Design na contratação e relação com terceiros, as empresas podem reduzir significativamente os riscos associados ao compartilhamento de dados com entidades externas, assegurando a privacidade e a segurança das informações de seus clientes e profissionais. Além disso, isso contribuirá para a construção de uma reputação sólida e responsável em relação aos direitos exigidos pela LGPD.
(*) Diretor de Privacidade de Dados e Atendimento à LGPD na Protiviti Brasil, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.