O TJSP, com o apoio da Brasoftware, migra as contas de mais de 50 mil colaboradores para o ambiente cloud
Com intuito de modernizar seu parque tecnológico e otimizar processos internos, o Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP), considerado o maior tribunal do mundo (com 2,6 mil magistrados, 360 desembargadores e 56 mil funcionários, entre eles juízes, juízes auxiliares e juízes substitutos, em 319 comarcas do Estado), contou com a atuação da Brasoftware, provedora de tecnologia e parceira da Microsoft, para migrar as contas de mais de 50 mil colaboradores para a plataforma em nuvem da Microsoft, o Office 365.
Idealizado inicialmente para suprir demandas e otimizar processos, o projeto provou-se de suma importância devido às restrições que caixas de e-mails continham, além de limitar a produtividade de seus servidores e magistrados.
Dessa forma, iniciado no final de 2018 e concluído em outubro de 2019, o projeto se dividiu em três frentes, sendo a primeira destinada à migração de dados, com as demais contemplando o processo de adoção das ferramentas da plataforma Office 365.
Rodrigo Rick Vieira, gerente de Serviços da Brasoftware, destaca que um dos pontos mais altos durante o projeto foi a agilidade na migração de dados: “Um dos nossos maiores desafios foi o prazo de apenas um mês e meio para transferirmos todas as contas para a plataforma Office 365. Conseguimos cumpri-lo dentro da programação, assegurando também o respaldo da equipe responsável pelos atendimentos de nível 1, isto é, via Helpdesk, até que a onda migratória fosse concluída”.
Necessidades das áreas de negócio
Já na segunda frente, a equipe da Brasoftware se focou em entender as necessidades das áreas de negócio do TJSP, avaliando os perfis e disponibilizando para cada uma delas as funcionalidades que melhor atenderiam as suas demandas no dia a dia, planejando qual seria o plano de governança adotado durante o processo.
“Um dos pontos cruciais para o sucesso da adoção do Office 365 foi personalizar o discurso de forma direcionada por área de negócio do TJSP, garantindo que todos os profissionais teriam o mesmo nível de produtividade, integração e colaboração, independentemente do conhecimento que tinham sobre tecnologia”, diz Fernando Ornellas, gerente de Adoção da Brasoftware.
Neste processo de adoção, a empresa também realizou cerca de 69 workshops para que todos os colaboradores do Tribunal pudessem ter um primeiro contato e usufruir de maneira mais precisa de cada uma das ferramentas implementadas.
Para a juíza assessora da Presidência do TJSP, Dra. Paula Lopes Gomes, responsável por encabeçar o projeto, enquanto na fase de implantação a quantidade de usuários que seriam migrados era o fator de maior preocupação, o maior desafio na etapa de adoção era o de levar os workshops às suas regiões administrativas.
“Nossa meta era o de também oferecermos os encontros a todas as suas 10 regiões administrativas de forma presencial. Como o TJSP é muito grande e está espalhado pelo Estado, nós contamos com o auxílio da Brasoftware, da Microsoft, da agência F1 e com nossas áreas de comunicação e tecnologia para nos auxiliar nesse processo e também para nos ajudar na elaboração dos conteúdos que seriam apresentados nesses workshops”, contou a juíza.
Workshops presenciais e online
“Ao todo, tivemos a participação de 7.326 mil pessoas nos treinamentos, que duravam cerca de duas horas. Os workshops ocorreram presencialmente em todo o Estado de São Paulo e virtualmente via Microsoft Teams, com a finalidade de propagar conhecimento entre os funcionários do TJSP, capacitando tanto aqueles que tinham licenças N1 quanto aqueles que possuíam licenças N3”, comenta o coordenador de Sistemas Administrativos do TJSP, Amaro Kanashiro Andrade.
Ele também destacou que, entre as modalidades, os funcionários, em sua maioria (83%), optaram por participar virtualmente. “Esse dado apenas aponta que os usuários hoje têm uma adesão maior aos novos meios de trabalho, àqueles que oferecem maior mobilidade e agilidade para conectar as pessoas à informação”, completou.
A evolução tecnológica também avançou em segurança. “A plataforma Office 365 oferece ao TJSP ferramentas de proteção, controle e governança de dados, algo que é fundamental para as novas normativas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)”, destacou Fernanda Esteves, gerente de Contas da Brasoftware.
Na terceira frente, a gestão de identidade dos usuários da plataforma Office 365 possibilitou realizar uma integração com as aplicações do TJSP e possibilitar a criação de usuários unificados, sem que fosse preciso criar uma nova conta para cada aplicação utilizada.
A produtividade e a colaboração alcançaram diversas áreas de negócio do TJSP. “O uso de serviços facilmente customizáveis, como Microsoft PowerApps, Microsoft Flow, Sharepoint e Teams, contribuem continuamente para o avanço tecnológico e eficiência de trabalhos específicos, mesmo para usuários não adeptos à tecnologia”, concluiu Guilherme Taliba, gerente de Tecnologia da Brasoftware.