Marcelo França Fernandes, gestor comercial da e-Xyon
Volume de compromissos jurídicos, vindos ao mesmo tempo dos sistemas de comunicação processual dos tribunais, pode provocar enormes problemas de gestão nas empresas, aumentando muito as chances de passivos legais
O Novo Código de Processo Civil (CPC/15) que, recentemente, completou seis anos, apresenta como uma de suas inovações, prevista no Artigo 246, a necessidade de empresas públicas e privadas, com exceção das microempresas e das consideradas como de pequeno porte, manterem cadastro eletrônico prévio para fins de recebimento de citações, notificações e atos correlatos. Atenta ao procedimento, a e-Xyon lançou, para facilitar a gestão desse grande volume de informações e compromissos, o Gestor e-Xyon de Comunicações Processuais (GECP), que oferece quatro níveis de entrega, possibilitando maior controle, exatidão na gestão das informações, organização e a redução dos custos operacionais para clientes de diferentes portes e áreas.
É importante lembrar que a plataforma para cadastramento de empresas privadas, como previsto no Novo CPC, já está em funcionamento em Estados como Amazonas, Ceará, Goiás e Rio de Janeiro; no Distrito Federal; no Tribunal Regional Federal da 2ª Região e no Supremo Tribunal Federal (STF). No entanto, importantes tribunais, como o Superior Tribunal de Justiça, e Estados como São Paulo ainda não desenvolveram sistemas de comunicação oficial de atos processuais por meio eletrônico.
Segundo a e-Xyon, empresa que há 20 anos fornece soluções tecnológicas ao mercado jurídico, a nova forma de disponibilização dessas informações é fundamental para dar celeridade ao trâmite processual na Justiça. Ainda assim, isto pode configurar-se como um problema gigantesco de gestão para as empresas devido ao volume considerável de compromissos jurídicos vindos ao mesmo tempo, o que aumenta muito as chances de passivos legais.
A e-Xyon captura diariamente mais de 100 mil processos cíveis e trabalhistas e mantém uma base com mais de 120 milhões de processos. Além disso, a empresa administra 7,5 milhões de processos em seu software e conta com mais de 2 milhões de processos auditados e atualizados. Com base nessa experiência criou o Gestor e-Xyon de Comunicações Processuais, ferramenta que ajudará os gestores jurídicos de empresas a enfrentar esse problema.
Verificação de atualizações
“Empresas com grandes volumes de processos ou que possuem processos pulverizados em todo o país são as mais propensas a buscar uma solução tecnológica para gerenciar as informações dos sistemas de comunicação processual dos tribunais. Podemos citar, por exemplo, o caso do Tribunal de Minas Gerais, Estado com mais de 500 Municípios, o que obriga uma empresa a realizar uma busca completa e acessar cada Jurisdição (município/comarca) para verificar a existência de atualizações. Um trabalho realmente muito complexo, repetitivo e que pode facilmente gerar erros humanos”, explica Marcelo França Fernandes, gestor comercial da e-Xyon.
“Os atos de comunicação (intimações, citações, notificações, etc) tradicionalmente são realizados através do Diário Oficial, oficiais de justiça, editais, Correios e intimações via sistema. Com o aumento do volume de processos no Brasil, se fez necessário criar um ambiente digital oficial, próprio do destinatário da comunicação processual, para recebimento, em especial, das citações”, acrescenta explica Eliane Simas, sócia responsável pela Administração de Dados Jurídicos e Jurimetria da e-Xyon.
Através da criação de um usuário específico para a e-Xyon, a equipe estabelece uma rotina de trabalho pela qual um conjunto de robôs guiados por algoritmos é programado para acessar a Caixa de Comunicações do Cliente, identificar toda e qualquer comunicação (inclusive citações e intimações) e extrair as informações principais dos processos sem iniciar qualquer prazo legal. As informações são enviadas de forma unificada e organizada, podendo até conter os documentos que instruem essas comunicações.
Para os clientes da e-Xyon que possuem outros serviços, há a possibilidade de um maior controle e interação, como por exemplo no caso da captura antecipada de processos, uma vez que o GECP permite um cruzamento de informações para que o cliente não receba dados duplicados, mas sim um relatório preciso e informativo, alertando que processos já entregues anteriormente agora possuem uma citação em uma das caixas.