Através de Inteligência Artificial e de metadados, plataformas de gestão podem automatizar a digitalização de documentos, que têm validade jurídica e ficam armazenados em um único ambiente a “cliques de distância”
Carlos Kazuo Tomomitsu (*)
Tanto a obrigatoriedade da adoção do trabalho à distância devido à pandemia do coronavírus, assim como a tendência da permanência de um modelo híbrido, impulsionaram a digitalização de processos nas empresas. Mas, para que não comprometa as organizações, é necessário que a transformação de documentos físicos para digitais esteja amparada por um processo seguro, que envolve inclusive a validade jurídica.
No âmbito das legislações, temos o governo com seu decreto presidencial nº 10.278 de março de 2020, responsável por estabelecer que documentos digitais, sejam públicos ou privados, tenham os mesmos efeitos legais dos originais. Ou seja, aplicando tecnologia, o armário de documentos dos escritórios se transforma em pastas virtuais e as rotinas de trabalho podem ocorrer de qualquer localidade.
Mas, e quanto à organização desses documentos? Atualmente, através de Inteligência Artificial e de metadados, plataformas de gestão foram criadas para automatizar a digitalização de documentos sem a necessidade de passar por um processo manual. Os documentos são categorizados por tipo – contábeis e financeiros – e armazenados num único ambiente a “cliques de distância”. E mais: é possível definir aqueles arquivos que exigem validade legal integrando a certificação digital.
A digitalização, que se tornou uma exigência na pandemia, ampliou as possibilidades das empresas. Com informações disponíveis eletronicamente e validadas juridicamente, as organizações têm tudo o que precisam para operar de qualquer localidade, além de obterem o benefício de reduzirem seus custos com armazenamentos e operacionalização de documentos físicos, permitindo o descarte de papéis e a liberação de espaços, que muitas vezes são ineficientes e onerosos.
Estamos no momento de otimizar a administração das empresas e essa migração para o digital garantirá agilidade e segurança às operações. Para 2021, um primeiro passo importante está num inteligente e estratégico plano de digitalização de documentos.
(*) CEO e mentor da KeepTrue, desenvolvedora de uma plataforma de gestão de documentos