Rodrigo Hermida, Vice-Presidente de Legal Professionals da América Latina na Thomson Reuters
Solução Legal One da múlti possibilitou otimizar processos internos e centralizar a gestão do relacionamento com os clientes, facilitando as rotinas da controladoria, o acompanhamento de prazos e a administração das demandas contenciosas
A Thomson Reuters, empresa global de conteúdo e tecnologia, está impulsionando a eficiência nas atividades da PPF Advocacia, escritório jurídico presente na Bahia e em São Paulo. Por meio do Legal One, ferramenta que permite a gestão completa de escritórios de advocacia, a PPF ganhou produtividade e conseguiu eliminar 330 horas de trabalho operacional na rotina do lançamento de tarefas, permitindo a seus profissionais focarem em trabalhos estratégicos, além de garantir prazos precisos e reduzir as chances de erros.
Com crescimento rápido e expansão da clientela, a PPF enfrentou o desafio de aprimorar sua estrutura interna para manter seu padrão de excelência, atendendo às necessidades de maior precisão nos fluxos e dados transmitidos. A necessidade de um sistema de gestão mais robusto tornou-se clara, especialmente para lidar com o crescente volume de processos e assegurar um fluxo de trabalho seguro e eficiente.
A solução encontrada para atender a essa demanda foi o Legal One, ferramenta que centraliza a gestão do relacionamento com os clientes, as rotinas da controladoria, o controle e cumprimento de prazos, a administração das demandas contenciosas e das especificidades da advocacia consultiva. Além disso, oferece gestão do conhecimento por meio da integração com o conteúdo da Revista dos Tribunais.
Desde a fundação da PPF, há seis anos, a ferramenta já fazia parte do dia a dia do escritório, tendo tido um papel central em seu crescimento. Em 2024, a demanda por maior automação levou à migração para a versão Premium, com a implementação do módulo de Workflow, que permitiu a criação de fluxos de trabalho inteligentes, muito além dos robôs de automação (RPA) tradicionais, que apenas executam tarefas pré-programadas.
Segundo Rodrigo Hermida, Vice-Presidente de Legal Professionals da América Latina na Thomson Reuters, este case demonstra o impacto transformador da tecnologia no mercado jurídico. “O Legal One permite que escritórios modernizem suas operações, elevando a eficiência e oferecendo maior valor agregado aos clientes. Esta inovação é essencial para enfrentar os desafios do setor jurídico contemporâneo, que se transforma constantemente e necessita de ferramentas que acompanhem essas mudanças”, afirma.
Impactos na produtividade e na qualidade
A parceria com a Thomson Reuters trouxe impactos diretos na produtividade e qualidade dos serviços da PPF Advocacia e o Legal One se tornou um aliado indispensável na gestão do escritório.
Com as 330 horas economizadas em um ano de implantação, a equipe passou a trabalhar de forma mais integrada, com maior precisão e agilidade, podendo focar em análises e decisões estratégicas, em vez de alocar tempo com processos operacionais.
Além disso, a cultura organizacional do escritório também evoluiu significativamente, com a comunicação entre a equipe de controladoria, gestão e o time operacional sendo consideravelmente aprimorada, o que permitiu uma adaptação contínua dos fluxos de trabalho.
“Acreditamos que o Legal One, com suas ferramentas de Workflow e Analytics, é fundamental para nosso sucesso contínuo. Muito além de resolver gargalos operacionais, os novos módulos automatizam processos e abrem espaço para inovações que podem transformar a experiência jurídica de nossos clientes”, afirma Theonio Freitas, sócio gestor na PPF Advocacia.
Lançado em 2016, o Legal One é um ERP jurídico completo, projetado para acompanhar todas as etapas de crescimento do escritório, desde estruturas enxutas com poucas demandas até operações complexas e de grande porte. A plataforma, segundo a Thomson Reuters, tem se destacado por sua capacidade de automatização, otimização de tarefas e customização, de acordo com as necessidades específicas de cada cliente no Workflow.