Projeto, em parceria com a Brasofware, permitiu que a companhia reduzisse em 90% o tempo gasto nos processos de aprovação de contratos
Com o objetivo de simplificar, otimizar e garantir ainda mais transparência à gestão dos contratos que realiza, o Grupo Queiroz Galvão, um dos maiores Grupos Empresariais do País, com quase 70 anos de experiência, buscou junto à Brasoftware, um dos principais provedores de tecnologia do mercado brasileiro, uma solução para auxiliar o processo de hiperdigitalização dos processos de negócio do Grupo, entre eles o de gestão contratual.
Para atender a essa necessidade, a solução sugerida pela Brasoftware foi o Adobe Sign, uma solução que permite a clientes e colaboradores enviar e assinar documentos eletrônicamente com facilidade, a partir de qualquer dispositivo, navegador ou aplicativo. A ferramenta cumpre os requisitos rigorosos estabelecidos na regulamentação eIDAS da EU.
De acordo com Marcello Borges, CIO do Grupo Queiroz Galvão, depois de algumas sondagens no mercado, o produto apresentado pela Brasoftware se destacou por garantir compatibilidade com outros softwares, o que futuramente seria um diferencial importante para companhia.
Com o projeto, que foi implantado em toda a organização, a Queiroz Galvão conseguiu redesenhar seu processo interno de gestão de contratos, integrando o Adobe Sign a um Workflow desenhado especialmente para a empresa, com identidade visual, fluxos intuitivos e garantindo acesso seguro a fornecedores, clientes e as demais partes dos contratos.
Segundo Rodrigo Domingueti, Executive de Account e Eduardo Jordão, Solution Consultant da Brasoftware, a Queiroz Galvão é um exemplo de cliente ideal, com um grande desafio de negócio que permeia todos os níveis da organização e um player visionário, que investiu em uma solução inovadora afim de colocar a empresa na vanguarda tecnológica. “É necessário que mais gestores e líderes, como o Marcelo Borges, assumam a responsabilidade de promover a inovação em suas organizações, uma vez que as tecnologias para isso já estão ao nosso alcance.”.
De acordo com Marcello, antes da implementação da ferramenta, o processo de assinatura de um contrato, desde a criação até a coleta das últimas assinaturas levava em torno de 30 dias. Com a nova solução, esse prazo caiu para 3 dias, uma redução de 90% no tempo de aprovação. Para um negócio de escala nacional e que trabalha com a gestão de tantos insumos e mão-de-obra, essa redução de tempo implica diretamente na diminuição de custos operacionais, com menos paralisações nas obras e inícios mais rápidos em relação a novos projetos. Além disso, a segurança da informação, um fator essencial para concorrências e obras públicas, fica ainda mais respaldada, uma vez que apenas os usuários destinatários terão acesso as informações contidas no contrato, evitando extravios e perda de informações.
De acordo com Fabio Sabino, Executivo de Contas da Brasoftware, além de agregar a segurança da informação, o Adobe Sign traz mais transparência ao processo de gestão contratual. Com a ferramenta, é possível identificar em qual estágio de aprovação o material se encontra, apontando os possíveis gargalos e permitindo que as cobranças sejam direcionadas aos profissionais responsáveis. “Atrelado a tudo isso, se considerarmos o momento de pandemia que estamos vivendo, além de todos os benefícios elencados, também há um ganho importante em termos de saúde, já que evitamos o manuseio de papeis entre as pessoas, o que poderia trazer riscos de contaminação”, finaliza o executivo