Com as plataformas digitais a gestão de riscos se torna mais simples com a possibilidade de criação de planos de ação, distribuição de atividades, monitoramento gráfico de riscos
Gabriela Diehl (*)
O compliance surgiu em meados de 1970 nos Estados Unidos como foco para combater práticas financeiras ilegais, nessa época o compliance era voltado então apenas para práticas de controles contábeis e financeiros. Controles estes feitos apenas pelo meio físico, de livros-caixa de forma manual.
Desde então, o compliance evoluiu a passos largos, transcendendo as fronteiras norte-americanas e passando a ser uma ferramenta de gestão utilizada em escala global, capaz de prevenir, mitigar e remediar riscos de conformidade, além de riscos relacionados a fraudes financeiras.
Assim, compliance significa promover a conformidade com a legislação e também com as regras internas da empresa de forma a promover um ambiente de trabalho íntegro e saudável.
Nesse sentido, faz parte do programa de compliance o recebimento e tratamento de denúncias, tratamento de riscos de conformidade que a empresa possa ter, elaboração de políticas contendo as regras internas da empresa e a promoção de controles internos em geral voltados para a prevenção de fraudes.
São muitas tarefas essenciais em um programa de compliance, daí o questionamento comum dos profissionais da área: como podemos monitorar as tarefas essenciais e impulsionar a eficácia do programa de compliance?
Tecnologia como aliada ao compliance
A chave para a questão se encontra nas ferramentas digitais, que são fortes aliadas para a promoção de um programa de compliance eficaz. Plataformas digitais promovem um aumento na eficácia dos programas de compliance nos seguintes aspectos: monitoramento e tratamento de denúncias; controles de assinatura de códigos e políticas; rápida realização de treinamentos; aumento na eficácia de tratamento de riscos e aumento na eficácia de controles internos. Vejamos cada um dos itens em detalhes:
Canal de Denúncias Digital
Em um mundo cada vez mais online é essencial a disponibilização de um canal de denúncias via web e não apenas via 0800. O acesso via web facilita a denúncia para colaboradores e assim é possível uma maior recepção das mesmas e como consequência aumenta-se o tratamento de não conformidades.
Ademais, a investigação interna digital possibilita maior organização da investigação, além de melhorar o armazenamento de evidências no tratamento de denúncias.
Assinaturas de Códigos e Políticas
Com as plataformas digitais o controle de assinaturas ficou muito mais fácil. É possível enviar documentos e políticas relevantes para assinatura de forma digital, o que possibilita grande melhoria na gestão e monitoramento de tais documentos. Além do que, se dispensa o armazenamento de papel.
Treinamentos Online
Um dos grandes problemas para o compliance tem sido a realização de treinamentos de conformidade com os colaboradores. Frequentemente temos o cenário em que a equipe de compliance realiza apenas de dois a três treinamentos de compliance por ano, nesse sentido muitos colaboradores que ficam apenas meses na empresa sequer chegam a ser treinados no compliance, o que pode aumentar a ocorrência de não conformidades pela ausência de conhecimento do que é não é permitido na empresa.
Assim, com treinamentos online e capacitação em compliance passam a ser parte do on boarding do colaborador na empresa. Além disso vale ressaltar que com treinamentos EAD é possível criar mais treinamentos voltados para os assuntos relevantes para a empresa, otimizando assim o trabalho da equipe de compliance e promovendo formação ágil para os colaboradores realizarem.
Riscos e Controles Internos
Um dos grandes pilares para um programa de compliance eficaz é a identificação de riscos e monitoramento de controles internos criados para fiscalização e prevenção de fraudes. Com as plataformas digitais a gestão de riscos se torna mais simples com a possibilidade de criação de planos de ação, distribuição de atividades, monitoramento gráfico de riscos.
Em relação a controles internos estes também são simplificados, com a possibilidade de reportes imediatos para o setor de compliance em relação a diversos assuntos, tais como: conflitos de interesse, reuniões realizadas com setor público, entre outros.
A tecnologia é forte aliada dos programas de integridade, pois possibilita uma maior facilidade para o monitoramento do programa pela equipe de compliance, reduzindo armazenamento de dados em papel e promovendo maior facilidade para colaboradores realizarem assinaturas de documentos, reportes de não conformidades e treinamentos de não conformidade.
(*) Especializada em proteção de dados e co-fundadora da Be Compliance