Rafael Galante, Co-founder da CBRdoc
Implementação apoia desde a redução de riscos de vazamento de dados sensíveis até a tomada de decisões mais estratégicas, permitindo às empresas operar com mais eficiência, segurança e conformidade
A área de Legal Operations (Legal Ops) desempenha um papel crucial na otimização dos processos jurídicos, com a modernização de demandas administrativas, garantindo fluxos de trabalho mais seguros e rápidos, em conformidade com as regulamentações vigentes. Nesse contexto, para assegurar o bom desempenho desses processos, muitas empresas estão recorrendo a parcerias especializadas em gerenciamento, extração e solicitação de documentos, como é o caso da CBRdoc, startup especializada na gestão e obtenção de documentos em todo o território nacional.
A implementação dessas soluções tem se mostrado uma estratégia vantajosa não apenas para aprimorar a produtividade interna e a efetividade dos serviços, mas também para controle de custos e redução de riscos.
“A gestão de documentos envolve uma série de atividades complexas, e o cenário tende a ser cada vez mais desafiador à medida que o volume de dados só aumenta”, comenta Rafael Galante, Co-founder da CBRdoc, que ressalta que a falta de eficiência nesses processos pode resultar em sérias consequências legais adversas, que envolvem erros e atrasos que podem prejudicar a reputação da empresa.
Riscos na gestão inadequada
A gestão inadequada de documentos pode acarretar uma série de riscos significativos para as empresas, comprometendo não apenas a segurança e a privacidade dos dados, mas também a integridade dos processos. A falta de um controle adequado pode resultar em ameaças à proteção de informações, aumentando a vulnerabilidade a ataques e vazamentos de dados.
Além disso, a perda ou comprometimento de documentos críticos pode afetar diretamente a continuidade dos negócios, gerando atrasos e prejudicando a tomada de decisões. “A ausência de uma estrutura eficiente de gestão de documentos também pode levar a uma queda na produtividade, com equipes gastando mais tempo na busca por informações e na execução de tarefas repetitivas”, complementa Allan Mendonça, co-founder da CBRdoc.
Benefícios da implementação
- Redução de custos –Uma vantagem bem importante diz respeito à economia financeira. Com a adoção de tecnologias, as empresas podem substituir processos manuais e repetitivos por soluções mais rápidas que diminuem a necessidade de horas extras de trabalho e reduzem a dependência de contratações de equipes muito extensas;
- Compliance e segurança – A empresa especializada ampliará a segurança das informações com base nas regulamentações legais e normas de privacidade de dados, como a LGPD no Brasil, o que é crucial para evitar sanções futuras. Somente o serviço especializado poderá conferir expertise em manter a segurança, proteção contra perda, roubo ou deterioração de documentos e a confidencialidade das informações sensíveis, garantindo a conformidade com as normas jurídicas em vigor;
- Core business –Com a gestão de documentos legalmente críticos nas mãos certas, as empresas ficam livres para poderem direcionar seus esforços e recursos em seus planejamentos estratégicos, o que se refletirá nos investimentos em inovação e crescimento dos negócios, sem prejudicar a atuação com as obrigações legais;
- Eficiência, experiência e agilidade –Com a automatização e otimização de processos documentais por parte das empresas especializadas, que possuem ferramentas, conhecimento técnico e tecnologias avançadas para organizar, extrair e solicitar documentos de maneira mais rápida e eficaz, o empreendedor terá um trabalho mais adequado no que tange aos processos legais e aos prazos estabelecidos de sua empresa;
- Trabalho compatível e flexível para os funcionários – Atentando a esses dois quesitos, as organizações podem adaptar o volume de trabalho conforme sua demanda, sem a necessidade de aumentar o operacional ou adicionar grandes investimentos em sua infraestrutura;
- Geração de insights valiosos – A contratação de uma empresa especializada na gestão de documentos e dados oferece uma oportunidade valiosa para a geração de insights valiosos que podem transformar a maneira como uma organização toma decisões. Ao centralizar e estruturar as informações de forma eficiente, essas empresas permitem que os dados sejam analisados e utilizados de maneira mais assertiva, revelando padrões, tendências e oportunidades frequentemente escondidos em volumes massivos de documentos.
“Investir na profissionalização dos processos de Legal Operations não é apenas uma vantagem, mas uma necessidade básica. A contratação de um parceiro especializado nessa missão para a área jurídica de uma empresa garantirá que ela possa operar com mais eficiência, segurança e conformidade, além de interferir diretamente em um ambiente de trabalho mais ágil e menos suscetível a erros”, finaliza Galante.