É essencial definir os indicadores de desempenho que comprovem que, com a adoção de um software, os resultados melhoraram
Tiago Fachini (*)
A tecnologia provocou uma revolução em todas as profissões. Na área jurídica não foi diferente. Não há muito tempo atrás, exercer atividades como advogado era completamente diferente do que ocorre no cenário atual.
Para ter noção das mudanças, imagine-se escrevendo uma petição em uma máquina de escrever ou procurando a jurisprudência em pesadas “Revistas dos Tribunais”.
Imagine que as publicações eram recortadas diretamente dos Diários Oficiais e coladas em pequenas fichas, que eram o principal instrumento de acompanhamento e comunicação das movimentações e decisões processuais.
Imagine, também, que todos os cálculos necessários eram feitos manualmente. Parece difícil ter-se a dimensão do quanto a tecnologia transformou a profissão.
Além de eliminar uma grande quantidade de papéis, a tecnologia trouxe inúmeras facilidades. Com o advento dos softwares especializados, são diversos os recursos para transformar o dia a dia dos advogados com agilidade, eficiência e praticidade.
Como a tecnologia tem contribuído para o setor
Que a tecnologia veio para ficar, não há quem negue. Mesmo que alguns setores tenham-se adaptado a ela mais depressa que outros, dificilmente algum setor vai funcionar sem recursos tecnológicos. Mas e quanto ao Direito? Como a transformação tecnológica tem contribuído para o segmento?
No caso do departamento jurídico, é preciso atentar para que ele não se torne um setor que meramente atende requisições das demais áreas. Em suma, uma área que não apenas responda e atue de forma reativa à demanda jurídica da empresa.
O departamento jurídico é, por vezes, visto como um gerador de custos, um “mal necessário” dentro das empresas. E só é possível transformar essa visão com uma gestão impecável, que afirme o setor como parte estratégica e indispensável da corporação.
Um software para departamento jurídico, neste sentido, é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados possam focar seus esforços em tarefas táticas e estratégicas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.
No caso de escritórios de advocacia, não é diferente, o que muda é apenas a demanda. O advogado é um profissional multitarefas, e um reflexo disso é que, segundo a 2ª edição do Censo Jurídico, 18% dos profissionais jurídicos entrevistados acreditavam que o grande vilão para 2019 será a desorganização.
Muitos apostam nas planilhas para organizar sua rotina e torná-la mais eficiente. No entanto, a planilha tem dois problemas fundamentais: 1 – Como não há integração, a informação entre as planilhas se duplica e se perde, gerando mais desorganização; 2 – O advogado trabalha com a planilha, mas a planilha não trabalha para o advogado, já que não é possível utilizar a mesma planilha ao mesmo tempo por mais de um membro do time jurídico.
Ou seja, não se automatiza nenhuma tarefa de seu escritório ou departamento jurídico e, conforme a demanda aumenta, seu trabalho aumenta também. Exatamente por isso, é necessário que escritórios de advocacia, como departamentos jurídicos corporativos, avaliem ferramentas que gerenciam todo processo.
A escolha do melhor software jurídico para sua realidade
O processo de escolha do melhor software jurídico para sua organização passa, obrigatoriamente, por um diagnóstico de sua realidade. Em uma autoavaliação, descubra quais problemas são mais comuns, onde seu time jurídico gasta mais tempo, quais processos são mais repetitivos e outros indicadores que mostrem onde sua equipe pode estar desperdiçando tempo e energia.
Com base nesta análise interna, você define quais funcionalidades são indispensáveis no software escolhido e quais funcionalidades podem ser opcionais para melhorar sua rotina em ainda mais pontos.
Esta é a primeira etapa para garantir que a escolha do melhor software jurídico seja realmente o melhor software para a sua realidade. Afinal, a realidade de outras empresas não necessariamente condiz com a sua.
A importância dos indicadores para comprovar eficiência
A adoção de tecnologia para a otimização de seus processos e de sua rotina costuma estar atrelada à comprovação destas melhorias. Portanto, antes ou durante a pesquisa para a escolha do melhor software, é essencial que você defina indicadores de desempenho que comprovem que, com a adoção da tecnologia, seus resultados melhoraram.
Novamente não há aqui “receita de bolo” pronta. Pois sua realidade é única. Você pode conferir este modelo de PPT para apresentação de resultados jurídicos, mas, novamente, é apenas uma base para que você crie os indicadores que funcionam para você.
Em resumo, dedique tempo com seu time e, eventualmente, com o fornecedor da tecnologia para localizar e escolher quais indicadores melhor retratam a evolução de sua realidade jurídica. É normal não saber por onde começar, mas o mais importante é dar o primeiro passo.
(*) Responsável pela área de Marketing da ProJuris, palestrante, professor, podcaster, colunista e, acima de tudo, um apaixonado por tecnologia e pelo mundo jurídico. Acumula mais de uma década de atuação dedicada ao mundo digital.