É importante que todas as áreas envolvidas tenham ciência das informações a serem entregues ao gerente de contrato, sua periodicidade e prazos
André Siqueira Melo (*)
A primeira vez que vi um contrato de prestação de serviços com uma estatal levei um choque. A quantidade de obrigações não técnicas, bem como o caráter “leonino” do contrato me assustou. Com o tempo, eu fui entendendo o porquê disso tudo, e aprendendo como melhorar a gestão de tais contratos.
A gestão de contrato com uma estatal tem viés bastante administrativo, de relacionamento e de tratamento de riscos. O gerente do contrato, pelo lado da Contratada, é um grande hub de informações e comunicações com a Contratante. Tudo precisa passar por ele. Da mesma forma, este gestor demanda informações de diversas áreas da empresa, além da área técnica, como por exemplo: Contábil, Fiscal, Financeiro, Recursos Humanos e Jurídico. Nesse sentido é importante que todas as áreas envolvidas tenham ciência das informações a serem entregues ao gerente de contrato, sua periodicidade e prazos.
As informações e documentos que precisam ser apresentados regularmente são mais fáceis de serem mapeados e tratados em um processo simples. Se o departamento de Recursos Humanos já sabe que mensalmente a empresa precisa encaminhar a GFIP ou a relação de pessoas desligadas vinculadas àquele contrato para a empresa cliente, isso entra no fluxo normal dessa área, facilitando o trabalho do gerente do contrato e reduzindo riscos. Algumas informações adicionais podem ser solicitadas pela Estatal e, nessa hora, cabe a este profissional, no papel de relacionamento com o cliente, combinar prazos exequíveis, evitando assim possíveis penalidades.
Já que mencionei penalidades, um ponto crítico na gestão de um contrato é o tratamento de Relatórios de Ocorrências (RO) e Notificações de Multas (NM) recebidos. Além de observar o prazo de defesa previsto em contrato, cada uma das áreas envolvidas precisa ter fatos e dados que suportem a defesa a ser apresentada.
Nesse sentido, o registro completo e constante dos serviços prestados, problemas ocorridos, documentações enviadas e o que mais for tratado ao longo da execução do contrato, precisa ser mantido pelas áreas da empresa e estar disponível para responder a questionamentos futuros.
Redução da dosimetria
Algumas ocorrências podem ser enquadradas em mais de uma cláusula de multa. Caso não haja condição de defesa que elimine a multa, cabe analisar alguma alternativa que possibilite reduzir a dosimetria da mesma. Uma das formas é verificar qual das cláusulas possíveis de enquadramento possui menor base – em algumas a base é o valor total do contrato – ou menor percentual aplicado. Existem também situações de cláusulas de multa por dia de inadimplemento e multas por evento.
De qualquer forma, o pleito pela mudança de cláusula para redução da dosimetria também precisa ser sustentado com fatos e dados. Por fim, é importante salientar que o gerente do contrato não pode responder isso sozinho. É um trabalho de time envolvendo as áreas da empresa, de acordo com o motivo causador do RO ou da NM.
Existem outros aspectos a serem observados quando falamos em gestão de contratos que não citei nesse artigo. Meu objetivo aqui é colocar um holofote em pontos que podem ser relegados a segundo plano, mas que merecem um olhar mais atento.
(*) Especialista em Gestão de Relacionamento Contratual da Petronect