Além da adoção do home office, profissionais recorrem a robôs e ferramentas de mediação e de gestão de escritórios, entre outras, para agilizarem as rotinas diárias, destaca diretora da AASP
O isolamento social – proposto pelas autoridades governamentais e recomendado pelas autoridades médicas – impõe uma nova realidade para a advocacia, escritórios, empresas e entidades do setor durante a pandemia. Tanto as atividades internas dos escritórios como as demais relacionadas ao sistema de justiça estão se adaptando à nova realidade. “A preocupação é que os incrementos tecnológicos jamais sirvam de escusa para limitar o exercício de direitos ou restringir nosso desempenho profissional”, diz Fátima Bonassa, coordenadora do Centro de Mediação e diretora da Associação dos Advogados de São Paulo (AASP). Em entrevista exclusiva para o Law Innovation, a diretora da entidade analisa os impactos da pandemia no setor e como o arsenal tecnológico disponível no mercado contribui para que o sistema de home office garanta produtividade e criatividade sem perda do foco.
Para vencer o desafio, Fátima diz que é importante organizar a agenda, ter capacidade de gestão e de motivar a equipe. “O ganho também depende das ferramentas de tecnologia bem aplicadas. Nesse processo, os gestores precisam manter a equipe coesa e bem orientada, com uma agenda bem estruturada. Além disso, também é importante manter a separação entre os momentos de trabalho e os de lazer”, afirma.
O Judiciário recorre à tecnologia para realizar atividades presenciais imprescindíveis, como audiências de temas urgentes, por exemplo, relacionadas ao direito de família, direito penal, pedidos de tutela de urgência, bem como para julgamentos. Os centros de arbitragem também desenvolveram novas rotinas para dar prosseguimento aos processos em curso, para garantir a prática dos atos que possam dispensar a presença física das partes, advogados e árbitros.
A AASP contribui para o processo com a oferta de soluções inovadoras a seus associados e à comunidade jurídica desde que foi criada. Os produtos disponíveis vão além do tradicional serviço de compilação e envio das intimações dos tribunais do País. “A solução utiliza robôs desenvolvidos pela própria entidade”, explica. Outra iniciativa é a ferramenta de gestão de escritórios de advocacia que compila todos os processos de interesse do escritório e oferece ainda cadastro de clientes, acompanhamento de contratos e cobranças, entre outras funcionalidades, como timesheet.
Os associados podem usar a plataforma de cursos online, AASPFlix, que apresenta webinars e cursos ao vivo, além de séries e cursos gravados on demand. Outro projeto de destaque é o centro de mediação criado em 2017, premiado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Em breve o site disponibilizará ferramenta online para as mediações. Confira a entrevista da especialista em negociação e solução de disputas pela Harvard Law School e árbitra, Fellow do Chartered Institute of Arbitrators (FCIArb).
Law Innovation: Qual a sua avaliação sobre o impacto da atual crise no setor?
Fátima Bonassa: Embora o sistema de home office já fosse conhecido de alguns profissionais, o isolamento social imposto pela pandemia do COVID-19 fez com que todos, ao mesmo tempo, fôssemos forçados a adotar esse sistema, obrigando-nos a utilizar as ferramentas tecnológicas de comunicação, produção compartilhada e acesso a conteúdos, arquivamento etc.
Assim, mesmo os mais resistentes precisaram se adaptar a essa realidade. O Judiciário tem buscado se socorrer da tecnologia para realização de atividades, antes presenciais, as quais são imprescindíveis, como audiências com temas urgentes, a exemplo do direito de família, direito penal, pedidos de tutela de urgência, bem como para julgamentos. Em outras sedes de resolução de disputas, por exemplo, em arbitragens, os centros de arbitragem também criaram novas rotinas para o prosseguimento dos processos em curso, visando propiciar a prática de todos os atos que possam prescindir da presença física das partes, advogados e árbitros.
A advocacia vem se adaptando a essa nova realidade, tanto nas atividades internas do escritório como naquelas que envolvem o sistema de justiça, sempre com a preocupação de que os incrementos tecnológicos jamais sirvam de escusa para limitar o exercício de direitos ou restringir nosso desempenho profissional. Por exemplo, o contato pessoal com o juiz, para despacho de petições, deve ser restabelecido tão logo seja possível.
Do ponto de vista legislativo, foram aprovadas algumas normas para que essa situação contingencial, por exemplo, como se deu na área trabalhista, contemplando regras para o trabalho em casa e societária, dispondo sobre possibilidade de realizações de assembleia online.
Law Innovation: A necessidade do isolamento social abre espaço para o home office, porém isso exige que os escritórios e empresas tenham estrutura de tecnologia para oferecer aos colaboradores. A sra. acredita que o momento deverá ampliar os investimentos em tecnologia?
Fátima Bonassa: O uso de tecnologia já vinha se fazendo, de forma crescente. As pessoas já percebiam a possibilidade do home office, mas a aplicavam de maneira reduzida. Com o isolamento social, todos foram obrigados, ao mesmo tempo, a trabalhar remotamente, o que fez com que se percebessem as vantagens dessa modalidade de trabalho, de otimização do tempo.
A demanda por tecnologia se torna mais consciente porque todos, agora, vivem essa realidade e precisam de instrumentos para desempenhar suas profissões. Essa realidade vai, sem dúvida, criar uma busca maior por novas ferramentas que aumentem a produtividade e assegurem a proteção das informações trocadas por meios remotos.
Law Innovation: Quais as maiores dificuldades, considerando-se que o mercado pode sofrer uma forte desaceleração nos negócios? Como conciliar essas questões?
Fátima Bonassa: Os escritórios precisarão se adaptar reduzindo custos, otimizando o desempenho de sua estrutura, de seus colaboradores para, com isso, poderem estabelecer novos níveis de cobrança de honorários para manter os clientes. Nesse cenário, a tecnologia é um grande aliado para otimizar custos e, ao mesmo tempo, assegurar produtividade.
Law Innovation: Como a entidade tem procurado ajudar nesse processo? Quais as ferramentas que oferece para contribuir para a viabilização dos negócios principalmente de escritórios de pequeno e médio portes?
Fátima Bonassa: A AASP, desde sua criação, vem oferecendo soluções inovadoras a seus associados e à comunidade jurídica e, hoje, além do tradicional serviço de compilação e envio das intimações de praticamente todos os tribunais do País – o que faz com uso de robôs desenvolvidos pela própria entidade –, ainda desenvolveu uma ferramenta de gestão de escritórios de advocacia. Assim, além de compilar todos os processos de interesse do escritório, ainda mantém cadastro de clientes, acompanhamento de contratos e cobranças e ainda contará com outras funcionalidades, por exemplo, timesheet. Além do gerenciador de escritórios, a AASP desenvolveu uma plataforma de cursos online, o AASPFlix, que oferece tanto webinars e cursos ao vivo, como séries e cursos gravados on demand.
Uma grande inovação da Associação será o centro de mediação online. O Centro de Mediação AASP foi criado em 2017 e, naquele mesmo ano recebeu, do CNJ, o prêmio “Mediar é legal”. Agora, vamos utilizar essa experiência para que as mediações ocorram online, com o uso de uma nova ferramenta AASP.
Law Innovation: Estão previstos novos investimentos de tecnologia? Quais as ferramentas para capacitação de profissionais e demais iniciativas?
Fátima Bonassa: Sim, no gerenciador de escritório, para criar robôs de busca de informações e de pesquisa no AASPFlix para facilitar o acesso e aumentar o acervo disponível no centro de mediação online, para que os associados possam oferecer a seus clientes um meio eficaz de solução rápida de disputas.
Law Innovation: No caso de escritórios e profissionais que já investiram em tecnologia, o atual momento deverá impulsionar o uso de ferramentas mais avançadas em médio e longo prazos? Ou o resultado será uma desaceleração geral em função da retração do mercado?
Fátima Bonassa: A pandemia pode ser encarada como uma fase de mudança, significando uma reestruturação na rotina das pessoas, o que implica na criação de novos hábitos. Os escritórios que estiverem mais organizados, por certo, irão utilizar melhor a tecnologia disponível e continuarão fazendo isso após a pandemia. Isso significa que aqueles escritórios e profissionais, que já estiverem fazendo uso de tecnologia, irão se beneficiar de estar na vanguarda e terão uma vantagem diante dos demais.
Law Innovation: A experiência do isolamento social abre espaço para uma nova forma de trabalhar que poderá oferecer ganhos de produtividade e redução de custos em alguns segmentos? Quais?
Fátima Bonassa: O home office representa o eterno embate entre o ganho de criatividade e o decréscimo de foco. Por isso, o ganho de produtividade vai resultar da organização da agenda, da capacidade de gestão e motivação da equipe, das ferramentas de tecnologia bem aplicadas. Nesse processo, os gestores precisam manter a equipe coesa, bem orientada, com uma agenda bem estruturada. Além disso, também é importante manter a separação entre os momentos de trabalho e os de lazer.
