Pedro Roso, CEO da Docket
Ferramenta da Docket permite que o usuário selecione as informações por tipo de documento, status, categoria, localização geográfica ou pessoa responsável, facilitando a identificação de problemas ou não conformidades de forma assertiva
Toda empresa tem que lidar com alvarás de funcionamento, licenças, autos de vistoria e uma infinidade de documentos indispensáveis para a regulamentação de suas operações. Multiplicando-se esses documentos pelo número de unidades e prazos de vencimento que precisam ser gerenciados, as organizações deparam-se com um ambiente regulatório complexo e desafiador, em que eventuais falhas na gestão e controle de documentações podem comprometer o negócio. É nesse contexto que a legaltech Docket aprimorou sua solução de controle de documentos.
Com os novos dashboards incorporados ao software, os dados de toda a operação do cliente são visualizados de forma rápida e assertiva por meio de gráficos, o que resulta em ganho de eficiência, já que a solução dispensa qualquer tipo de planilha ou software complementar para a gestão.
“Tudo está concentrado na plataforma, do operacional ao gerencial do cliente, configurando a solução mais completa do mercado. Com um dashboard atualizado em tempo real, nosso cliente consegue acompanhar a saúde regulatória de suas unidades, lojas e estabelecimentos de maneira muito mais estratégica e assertiva”, explica Pedro Roso, CEO da Docket.
Por dia, um profissional gasta cerca de 1,8 hora em busca de informações, o equivalente a cerca de 25% do dia de trabalho, segundo um levantamento da consultoria McKinsey. O excesso de dados e fontes de conhecimento dificulta a organização da informação e eficiência na gestão de licenças e alvarás.
Para apoiar os processos de mitigação de riscos por não cumprimento de normas regulatórias e na melhora da eficiência das empresas, a Docket apresenta esta nova solução a fim de ajudar os usuários a diminuir o trabalho manual das suas operações e a focar em resolver as burocracias dos órgãos públicos com um novo painel que permite a visualização centralizada de diversas informações disponíveis sobre as lojas, unidades, imóveis e obras, por exemplo.
O novo dashboard da Docket é o único do mercado a disponibilizar 20 opções de gráficos, em tempo real. Dessa forma, os clientes podem selecionar quais informações são mais aderentes à sua operação. A ferramenta promove ganho de eficiência para analistas e coordenadores que estão no dia a dia acompanhando condicionantes, protocolos e vencimentos, e também atende aos gestores, que podem visualizar de forma rápida e assertiva o andamento da operação e do time.
Gestão das tarefas diárias
Outro importante ponto é que a plataforma também auxilia na gestão de tarefas diárias, pois, por meio do dashboard, é possível organizar as prioridades para a semana, além de providenciar de forma rápida os relatórios gerenciais para reuniões ou alinhamentos.
Os gráficos apresentam diferentes visualizações por níveis hierárquicos, como unidades, documentos e condicionantes. A funcionalidade permite que o usuário selecione a informação por tipo de documento, status, categoria, localização geográfica, ou pessoa responsável, facilitando a identificação de problemas ou não conformidades de forma rápida e assertiva.
Além disso, o painel também pode ser personalizado pelo usuário, que pode escolher quais módulos quer visualizar, além de selecionar quais gráficos devem estar contidos em cada módulo. É possível ainda mudar a ordem dos módulos de forma a garantir que a visualização criada atenda às necessidades de quem utiliza. Os gráficos podem ser baixados para o computador.
A plataforma oferece visibilidade completa do status de todos os documentos, previsibilidade e planejamento das renovações, redução significativa de penalidades e multas e gestão otimizada de múltiplas unidades feita integralmente pela matriz.
“Estamos à frente no processo de transformação digital relacionada à documentação, oferecendo soluções que facilitam o dia a dia das empresas, agilizam suas operações, trazem ganhos de eficiência e aumentam a produtividade”, conclui Roso.