Solução permite a clientes e colaboradores enviar e assinar documentos eletronicamente, a partir de qualquer dispositivo, navegador ou aplicativo
Com o objetivo de simplificar, otimizar e garantir mais transparência à gestão dos contratos que realiza, a Escola Pan-americana da Bahia – instituição sem fins lucrativos formada por uma associação de pais, que oferece educação internacional para crianças de outras nacionalidades e brasileiras –, buscou junto à Brasoftware, provedora de tecnologia, uma solução para auxiliar o processo de hiperdigitalização de seus processos de gestão contratual.
A Brasoftware implementou o Adobe Sign, que permite a clientes e colaboradores enviar e assinar documentos eletronicamente com facilidade, a partir de qualquer dispositivo, navegador ou aplicativo, além de cumprir os requisitos rigorosos estabelecidos pelas regulamentações internacionais.
De acordo com Santiago Santarém, diretor de TI da Escola, depois de algumas sondagens no mercado, a solução apresentada pela Brasoftware se destacou pela funcionalidade de envio em massa e também pela possibilidade de expansão do sistema. “A assinatura de um contrato levava cerca de 30 dias e, com a nova ferramenta, esse prazo caiu para três dias, redução de 90% no tempo de aprovação. Para um negócio que atende mais de 600 alunos e trabalha com diferentes modelos de contratos como matrículas, termos de consentimento de uso de imagens e processos internos de RH e compras, essa redução de tempo gera também uma diminuição de custos operacionais”, destaca.
A Escola Pan-americana é um exemplo para diversos segmentos ao colocar a instituição na vanguarda tecnológica a partir de uma solução que beneficiou diferentes níveis da entidade. “Está nas mãos dos gestores promoverem a inovação em suas organizações, uma vez que as tecnologias para isso já estão ao nosso alcance. Vimos esse importante movimento na Escola e buscamos atendê-los em seus mais importantes desafios de processos”, conta Patricia Carvalho Guedes, executiva de contas da Brasoftware.
Com a hiperdigitalização, a segurança da informação fica ainda mais respaldada, uma vez que apenas os usuários destinatários têm acesso ao contrato, evitando extravios e perda de informações.
O diretor da Escola Pan-americana destaca que, além de agregar em segurança da informação, o Adobe Sign trouxe mais transparência ao processo de gestão contratual. Com o sistema é possível identificar o estágio de aprovação do contrato, apontando os possíveis gargalos e permitindo que as cobranças sejam direcionadas aos responsáveis. “Atrelado a tudo isso, se considerarmos o momento de pandemia que estamos vivendo, também há um ganho importante em termos de saúde, já que evitamos o manuseio físico de papeis”, finaliza o executivo.
A digitalização também trouxe outras economias para a escola incluindo a redução de custos com insumos e materiais como papel, impressoras e logística de envios.
