A digitalização e a gestão estratégica de dados tributários têm papel central nas empresas que desejam não apenas cumprir suas obrigações com segurança e eficiência, mas também transformar esse volume de informações em inteligência fiscal com foco no fortalecimento de diferenciais competitivos
Francisco Felinto (*)
Todos nós sabemos que o ambiente empresarial brasileiro vive um contexto desafiador de elevada carga tributária e complexidade fiscal, o que impõe, diariamente, riscos e a necessidade de atualizações constantes para as organizações.
Esse panorama propõe e reforça a importância de uma gestão tributária orientada por dados, perspectiva que, por sua vez, pode fortalecer o papel estratégico dos times financeiros e fiscais, sobretudo em um cenário de profundas mudanças já em curso.
Para termos mais clareza sobre essas questões, de acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), atualmente as empresas precisam lidar com uma média de 97 obrigações fiscais nos âmbitos federal, estadual e municipal, além de seguir mais de 4,3 mil normas tributárias.
Podemos constatar que a digitalização e a gestão estratégica de dados tributários assumem um papel central para as empresas que desejam não apenas cumprir suas obrigações com segurança e eficiência, mas também transformar esse volume de informações em inteligência fiscal com foco no fortalecimento de diferenciais competitivos.
Considerando que o uso estruturado dos dados, afinal de contas, permite que organizações operem com mais precisão e previsibilidade, reduzindo custos, otimizando processos e fortalecendo sua governança tributária.
A relevância desse tema cresce ainda mais diante do avanço da Reforma Tributária, formalizada pela Emenda Constitucional nº 132/23. Prevista para ser implementada gradativamente já a partir do ano que vem, essa reformulação exigirá das empresas um período de adaptação, em que a gestão eficiente dos dados será determinante para lidar simultaneamente com o atual sistema e as novas diretrizes do IVA dual.
E tudo isso sem falarmos na já conhecida obrigatoriedade de guarda dos XMLs das notas fiscais eletrônicas pelo prazo de cinco anos, conforme a legislação vigente. A negligência nesses aspectos pode acarretar penalidades severas, além de dificultar auditorias e impactar o caixa das empresas em um momento de instabilidade econômica do país.
Projeção de cenários
Por outro lado, todo esse volume de dados pode ser transformado em informação relevante para a projeção de cenários e identificação de oportunidades de redução de custos fiscais. Queremos enfatizar que a necessidade da gestão tributária embasada em dados nunca foi tão evidente.
O fato é que a informatização de processos fiscais já não é apenas uma alternativa para otimizar processos operacionais, mas um diferencial competitivo essencial, determinante para o fortalecimento de uma cultura de dados nas áreas financeira e tributária.
Não por acaso, os investimentos em sistemas de gestão fiscal devem movimentar, até 2032, mais de US$ 47 bilhões em todo o mundo, com crescimento anual de 13,1% durante o período, segundo projeção da consultoria Fortune Business Insights.
E a capacidade de coletar, analisar e interpretar dados tributários a partir da digitalização permite às empresas tomarem decisões estratégicas mais assertivas, especialmente em um contexto de mudanças regulatórias e desafios econômicos.
Assim, a gestão eficaz desses dados não apenas reduz riscos e evita penalidades, mas também oferece uma visão clara sobre a eficiência tributária da empresa, possibilitando ajustes que podem resultar em economia significativa.
É importante salientar que, no setor público, a utilização de sistemas avançados para acompanhamento e fiscalização já é uma realidade. Um exemplo é o Sistema Gestor de Dados Fiscais (SIGDEF) que cruza dados diferentes de fontes distintas do Governo, possibilitando aos auditores fiscais estaduais acesso a dados que vão desde a quantidade de contribuintes ativos até os valores arrecadados por meio do sistema.
Ao considerarmos também as ferramentas da Receita Federal, é possível afirmar, sem sombra de dúvida, que o arsenal do Governo é potencializado e sua capacidade de acompanhamento e fiscalização cresce exponencialmente.
Para as empresas, isso significa que o compliance tributário precisa ser tratado com ainda mais rigor, tornando essencial a adoção de soluções tecnológicas para garantir a conformidade e evitar impactos financeiros adversos.
A digitalização dos processos tributários proporciona ganhos significativos para as empresas. Além da redução da burocracia e do tempo gasto com rotinas fiscais, a integração de dados fiscais com sistemas ERP, por meio de APIs especializadas, possibilita um nível mais alto de inteligência fiscal.
Essa abordagem permite não apenas alimentar o ERP com informações atualizadas, mas também gerar insights estratégicos para otimização da carga tributária, recuperação de créditos e simulação de cenários futuros para decisões mais bem construídas.
Mentalidade orientada a dados
Com tudo isso, podemos afirmar que a adoção de uma mentalidade orientada a dados na área tributária e financeira transforma a forma como as empresas planejam e executam suas estratégias fiscais.
E o aproveitamento inteligente das informações extraídas de documentos fiscais, como os XMLs das notas eletrônicas, por sua vez, não se restringe ao cumprimento da obrigação legal de armazenamento por cinco anos. Quando analisados de forma estruturada, esses dados se tornam ativos valiosos para tomada de decisão, permitindo projeções precisas e estratégias tributárias mais eficazes.
Ou seja: a gestão inteligente de dados fiscais não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais, mas também promove insights estratégicos que auxiliam na tomada de decisões assertivas. Isso inclui desde a identificação de créditos tributários até a simulação de impactos fiscais decorrentes de mudanças regulatórias, como a própria Reforma Tributária em andamento no país.
Empresas que adotam essa abordagem data-driven nas áreas financeira e fiscal se beneficiam ainda de uma governança tributária mais robusta, garantindo maior compliance e mitigação de riscos.
Além disso, a automatização de cálculos fiscais e a geração de relatórios analíticos proporcionam um planejamento mais previsível, facilitando ajustes operacionais que contribuem para a redução de custos e aumento da eficiência.
A digitalização se coloca como um passo imperativo para a construção dessa cultura data-driven que, por sua vez, aumenta o potencial estratégico do planejamento das empresas em 2025. Nessa jornada, cabe mencionar o avanço de soluções que já integram cálculo de impostos, estudo de cenários e emissão de guias em uma única plataforma como diferenciais para a segurança operacional das empresas.
Por fim, nesse momento decisivo e de transformação profunda de nosso sistema tributário, as empresas que investirem na gestão inteligente de seus documentos e dados fiscais, certamente, estarão mais bem posicionadas para enfrentar desafios e aproveitar oportunidades para crescer com sustentabilidade financeira ao longo dos próximos anos.
(*) Diretor de Marketing e Inovação na NFE.io e mestre em Tecnologia da Informação Aplicada