Carlos Eduardo Machado, sócio da Docwise
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos ajuda os escritórios de advocacia a transformar a produção dos usuários em uma base de conhecimento segura e pesquisável
O volume de documentos e, principalmente, de e-mails nos escritórios de advocacia é cada vez maior. Com grande pressão dos clientes por menores custos e mais eficiência nos serviços prestados, os escritórios precisam cada vez mais se aprofundar no uso de tecnologia para atender o público de forma mais ágil e segura. Uma das soluções, voltada para esse nicho, que vem crescendo muito em adesões, é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Trata-se de uma alternativa que oferece a possibilidade de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.
Em entrevista concedida a Law Innovation, Carlos Eduardo Machado, sócio da Docwise, empresa especializada em GED, observa que essa tecnologia é hoje de grande valia para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Ela é capaz de transformar a produção dos usuários em uma base de conhecimento protegida e acessível. “O objetivo é garantir que os documentos e e-mails produzidos pelos profissionais da área estejam em um sistema centralizado, organizado, confiável, que permita uma colaboração eficiente”, explica.
As vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos são a segurança, o aumento da produtividade dos usuários e a preservação do conteúdo produzido em uma plataforma pesquisável, cita Machado.
A Docwise é representante no Brasil das soluções da iManage, líder de mercado em todo mundo em soluções de GED para o segmento jurídico. O produto baseado nessa tecnologia que a fornecedora vem comercializando é o iManageWork.
“Entre suas funcionalidades, estão a integração ativa com o pacote MS Office, o armazenamento em nuvem ou on premise (em servidores locais), avançados recursos de segurança, controle do conteúdo produzido, controle de versões, pesquisa avançada e mobilidade”, pormenoriza o entrevistado.
A plataforma é usada atualmente por 200 escritórios de advocacia e 40 departamentos jurídicos. Nessa lista, destacam-se oito dos 10 maiores escritórios brasileiros.
Pesquisa de novas tecnologias
Uma das estratégias da Docwise é inovar constantemente o iManageWork. “Estamos sempre pesquisando novas tecnologias e participando de eventos dentro e fora do Brasil, com o intuito de trazer as inovações mais relevantes do produto diretamente para nossos clientes”, argumenta o sócio da Docwise.
Outra estratégia da empresa no mercado jurídico é prestar consultoria pré e pós-venda. O trabalho de pré-venda tem o objetivo de identificar o nível de maturidade de cada escritório em relação à gestão de conhecimento. Com isso, assinala Machado, a Docwise consegue fazer um planejamento para o projeto focado nas principais diretrizes de cada cliente, entre eles segurança e aumento de produtividade.
Já a consultoria pós-venda, prossegue o executivo, se propõe a levar os escritórios a se manterem atualizados. E, o que é mais importante, com seus usuários aproveitando os principais recursos do sistema. “Nos clientes com alto nível de maturidade, começamos a introduzir recursos de Inteligência Artificial para atingir objetivos bem específicos, como extração de informações para processos de due diligence e pesquisa corporativa”, conclui.