Ferramentas digitais facilitam as rotinas diárias, elevam a produtividade, fortalecem as políticas de compliance e propiciam redução de custos
Aloisio Arbegaus (*)
O volume de contratos de uma organização pode variar de acordo com cada negócio, mas, independentemente disso, o processo manual torna-se cansativo e passível de erros. Por isso, a quantidade de empresas que perceberam a importância de automatizar os contratos tem crescido, principalmente após o início da pandemia.
Segundo um estudo da AIIM, 43% dos entrevistados disseram que a remoção de papel dos processos deve ser um constante objetivo. Além disso, cada etapa do acordo precisa ser monitorada para que corra tudo bem, mas muitos detalhes podem ser difíceis de serem identificados sem uma ferramenta de apoio especializada.
Com a automatização da gestão dos contratos existe mais segurança no processo, não só se tratando de dados, mas também de informações e prazos. O acesso aos documentos é por criptografia, então o risco de pessoas desautorizadas visualizarem as informações é eliminado.
Todo o histórico de edições fica salvo, evitando que os documentos sejam manipulados ou sofram modificações sem que todos os responsáveis saibam.
Organização e padronização de processos
O armazenamento digital dos arquivos também se torna mais fácil e confiável. Com a tecnologia de armazenamento em nuvem, todo processo é organizado e centralizado, possibilitando consultas aos documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, até mesmo de dispositivos móveis.
A padronização é uma ação muito importante para se ter uma comunicação transparente e para a efetividade da gestão de contratos. Isso porque, quando não se tem processos padronizados, vários gargalos processuais podem passar despercebidos.
Com a automação, é possível definir o fluxo que deve ser seguido, para que todo o processo se torne interligado, tornando a relação entre contratado e contratante muito mais transparente e dinâmica, agilizando as etapas da contratação.
Fazer com que os colaboradores sigam uma política de compliance também é um fator desafiante, pois um setor pode envolver várias pessoas, que podem possuir hábitos e formas de trabalhar divergentes. Por isso, contar com uma ferramenta que apoie as diretrizes estabelecidas pela empresa é fundamental.
Contenção de custos
Caso a empresa imprima documentos, com a digitalização da gestão de contratos, a economia com papel, toners e manutenção de impressoras também se torna visível. Para se ter uma ideia, a empresa Gartner Inc. estimou que 50% do desperdício das empresas ocorre com o uso de papel.
O intuito da automação é facilitar a rotina dos profissionais e agilizar as demandas. Por isso, ao investir em alguma ferramenta, é interessante levar em consideração uma empresa de referência, que já tenha expertise de mercado e suporte a integração com outros sistemas, como de assinatura digital e eletrônica. Dessa forma fica garantido que o trabalho irá fluir.
Outro fator que deve ser levado em conta ao se optar por uma solução é a existência de relatórios de desempenho que ofereçam informações sobre a produtividade dos departamentos. Com isso é possível entender onde estão os gargalos e otimizar cada vez mais os processos.
Mas de nada adianta ter um processo bem definido se você não puder contar com um apoio especializado, caso precise fazer ajustes no sistema ou quando tiver alguma dúvida. Por isso, uma equipe de suporte eficiente é outro fator de suma importância durante a contratação de um sistema.
(*) Diretor do InContract, solução para gestão de contratos da Teclógica