Acordos gerenciados digitalmente são mais seguros, pois contam com sistemas de autenticação eletrônica que garantem integridade e confiabilidade, além de reforçar os processos de compliance
José Manuel Jiménez (*)
As organizações que querem se manter competitivas devem priorizar a transformação digital em todos os setores, inclusive a de gestão de contratos e acordos. Esse segmento tem crescido exponencialmente. Um levantamento do IMARC Group aponta que o mercado global de software de gestão do ciclo de vida de contratos, que era de US$ 1,7 bilhão em 2021, deve dobrar de faturamento até 2027, chegando a US$ 3,3 bilhões.
Usar um sistema de gestão digital de contratos pode trazer importantes vantagens competitivas para as organizações. Afinal, os contratos são o coração dos negócios e ferramenta essencial para todos os departamentos, incluindo Jurídico, Comercial, Compras, Recursos Humanos e outros. Segundo a World Commerce & Contracting (WorldCC), administrar contratos manualmente pode resultar em perdas anuais de até 9,15% para as empresas, devido à gestão ineficiente.
Soluções de CLM (Contract Lifecycle Management) na nuvem, como a da Webdox, permitem que as companhias tenham maior agilidade, qualidade, cumprimento e controle contratual, contando com recursos como workflows que aceleram a comunicação entre áreas, assinatura eletrônica, modelos de contratos padronizados e armazenamento digital centralizado. Além de integrações com outras plataformas, rastreabilidade e visibilidade para análise de insights referentes a rendimentos, desempenho, tempos de resposta, entre outros.
Outro benefício é a redução de riscos. Os contratos em papel podem ser danificados, manipulados e são mais suscetíveis a se deteriorar com o tempo, além do que a autenticação de assinaturas depende de um cartório. Já os acordos gerenciados digitalmente são mais seguros, pois contam com sistemas de autenticação eletrônica que garantem integridade e confiabilidade.
Além disso, por meio da automatização da gestão contratual, o compliance pode ser controlado por meio de alertas ou notificações que garantam que o documento seja gerenciado em qualidade, tempo e forma. Evita-se, assim, a perda de valores por atrasos, renovações automáticas, vencimentos e envolvimentos em processos judiciais.
Agilização de etapas
Outro ponto fundamental é a economia de tempo e recursos. Afinal, ao automatizar os contratos é possível agilizar todas as etapas, otimizando os processos de elaboração, negociação, aprovação, assinatura, armazenamento, execução, acompanhamento, análise e renovação ou rescisão dos documentos.
A automatização contratual traz transparência e rapidez a todo o processo, já que os colaboradores e áreas envolvidas podem ver o status dos contratos e, inclusive, acompanhar o cumprimento das obrigações estipuladas no acordo de forma on-line por meio da nuvem.
Isso é fundamental para uma empresa de alimentos e bebidas, por exemplo, que depende de um fornecedor de máquinas para operar. Se o fornecedor não cumpre o estipulado em contrato, como prazos de entrega, causará prejuízo para a indústria em toda a cadeia de produção e de comercialização dos seus produtos. Com o acompanhamento dos contratos de forma digital e automatizada, é possível ter maior controle de obrigações e identificar os não cumprimentos, e assim tomar as providências necessárias com mais rapidez.
Em resumo, a gestão digital, por padronizar e automatizar as etapas repetitivas e garantir acesso simples e rápido aos contratos e seus históricos de versões, garante maior visibilidade do trabalho do responsável jurídico e torna o processo mais transparente para todas as partes envolvidas. Além, claro, de ser uma ferramenta fundamental para a transformação digital das empresas, aumentando a segurança e reduzindo a burocracia.
(*) Advogado, CEO e fundador da Webdox CLM, startup que desenvolve software de gestão de contratos. É também conselheiro para a América Latina da World Commerce and Contracting (WorldCC).