Pandemia acelera processo de virtualização do escritório, apoiando o teletrabalho de modo organizado e colaborativo, sob um modelo de governança digital
Times de trabalho trocando impressões a todo momento, intervalos acompanhados por colegas para um cafezinho, reuniões de sócios e até mesmo a conversa “a portas fechadas” na sala da direção geral continuam ocorrendo no cotidiano do WFaria Advogados, mesmo com quase uma centena de profissionais distantes, fisicamente, uns dos outros.
“Enquanto muita gente discute como será o escritório de amanhã, no pós-pandemia, podemos afirmar: ele já existe”, diz Fernanda Ortiz, executiva responsável pelo setor administrativo financeiro do escritório.
O ambiente de relacionamento humano distorcido pela pandemia acelerou o projeto de Flex Office que a firma de advocacia desenhou em 2019. Do conceito à escolha dos recursos, indo depois para a engenharia de programação, foram alguns meses. A fase de teste ocorreu no início do ano.
Os temores nascidos em face do Covid-19 não estavam no horizonte. O que se tinha em mente, diz a executiva do WFaria, sempre foi criar um recurso do tipo “longe, um lugar que não existe”, para a operação. A dinâmica humana de prestadores de serviços jurídicos compreende afastamentos recorrentes do
posto físico. Home office é apenas uma das situações e, em nosso dia a dia, nem aparecia como demanda interna.
O que nós lidávamos era gente em outra cidade, num cliente, em trânsito, à procura de canto para pensar diferente também. E todos indicando que precisavam ter acessos além dos arquivos. E a mensagem eram mais sensações do que propriamente um discurso estruturado.
Diante disso, o caminho foi parar de olhar para o conceito home office. Não era disso que se estava falando. Mas sim de assumir o desafio de pensar num local de trabalho hiper conectado.
Gregárias, estar junto para pessoas é sobretudo uma percepção. Contato humano envolve sensação de pertencimento. Desempenho é mensurável de qualquer lugar. Estar junto é muito mais do que convivência num espaço físico.
A realização desta iniciativa garante liberdades, afirma Wilson de Faria, sócio fundador do escritório. “Adoro o mundo presencial. Adoro estar no escritório, o “olho no olho”. O “tela a tela” nunca dará a mesma sensação. Mas cumpre bem a responsabilidade de estar conectado com tudo que se passa na empresa.
O que importa agora
Os números indicam que o desempenho dos profissionais permaneceu muito bom. O escritório manteve suas metas iniciais e conseguiu ultrapassar em diversas áreas, com ótimas perspectivas. Houve a migração imediata das dinâmicas comerciais e de entrega a clientes para o ambiente digital, e o WFaria manteve sua tradição de liderança na geração de conteúdo com adoção de webinars e a criação de um canal semanal de atualização de alterações no ambiente regulatório. As reuniões de acompanhamento da operação, a “batida de bumbo” de todos os assuntos relevantes, continua ocorrendo semanalmente em ambiente digital, bem como a comunicação institucional sobre ambiente de negócios e mercado, diretamente do sócio fundador para todos.
Governança digital, a base de tudo
Disponibilização de conectividade para todos os profissionais via VPN (Virtual Private Network), assegurando disponibilidade de dados com segurança, preocupação prioritária.
Uso de plataforma digital de trabalho para comunicação interna, realização de reuniões instantâneas entre equipes, manutenção de calendário comum em continua atualização (Microsoft Teams)
Criação de modelo de governança digital, com os processos necessários para que todos possam trabalhar em ambiente remoto de forma fácil, organizada e colaborativa, com alta produtividade.
A governança digital envolveu um workshop (virtual) de integração com todos os colaboradores do WFaria chamado “Flex Office” para engajamento de todos e sucesso do projeto.
A adoção de ações que transformaram o WFaria em um ambiente funcional digital contou com a assessoria direta de Danilo Portela, sócio da Área de Marketing Digital da BG9, com conceitos de endomarketing para engajamento dos colaboradores no “escritório virtual”: salas virtuais para discussão de assuntos técnicos, de clientes, RH e gerais (aniversários, datas comemorativas, Happy Hour, conversas de cafezinho! O escritório tem existência plena em ambiente digital.
